Por que você recebe tantos e-mails diariamente?
Provavelmente você é um viciado em e-mails ou um escravo deles e nunca se deu conta disso.
O primeiro e mais importante passo a ser vencido é admitir que você tem um problema. Sim, admita que você é um viciado em e-mails, pois isso irá te ajudar (: Quantas vezes por dia você acessa seus e-mails – 20, 30, 40, mais de 50 talvez? Certamente você não está sozinho nisso.
Nos últimos anos, cada vez mais vejo pessoas sendo guiadas por seus e-mails no meio corporativo e, consequentemente, acabam deixando de fazer o que precisa ser feito. Eu apostaria que isso acontece simplesmente pelo “prazer” de não ter e-mails não lidos em sua inbox. Constantemente me deparo com o mau uso deste canal de comunicação e vejo pessoas que travam batalhas ou discutem ideia em threads intermináveis via e-mail. Pensando no pecado que é desperdiçar seu tempo e consequentemente sua produtividade com e-mails inúteis, sugiro cinco mudanças de hábito que podem lhe ajudar com um dos maiores “pac-man” da produtividade corporativa:
1. Crie regras de priorização de assuntos importantes: e-mails que não caírem em sua caixa “Importantes” não deverão ser lidos com prioridade. No começo você precisará revisitar suas regras incluindo mais palavras chave e remetentes adicionais, mas rapidamente você terá um mecanismo PODEROSO de aumento de produtividade. Isso fará com que você mantenha o foco e produtividade no que agrega valor.
2. Assuntos complexos não devem ser tratados via e-mail: Se você precisa escrever muito para explicar sua ideia significa que você está usando o canal de comunicação errado. Uma vez ou outra eu também caio nessa cilada, mas via de regra, você deve promover um bate-papo presencial ou via call para discutir assuntos delicados ou complexos. Então significa que ficará tudo no “gogó”? Não, significa que você precisará registrar no e-mail somente as decisões ou definições acordadas. Gosta de escrever? Escreva um romance (:
3. Usar o e-mail como ferramenta de workflow para aprovações: É tentador enviar um e-mail solicitando a aprovação de duas ou três pessoas para um determinado assunto e depois encaminhá-lo para uma terceira dizendo: “Seguem aprovações, favor providenciar o pagamento de R$ 1000,00 reais para fulano.”. Quem nunca viu isso acontecer? E pior, um dia alguém da auditoria irá perguntar quem autorizou o pagamento para o fulano e ninguém conseguirá achar o maldito e-mail…
O problema aqui pode ser mais sério, pois as pessoas “viraram o processo” e sempre que houver uma substituição do “aprovador” sua empresa correrá o risco seguir um caminho diferente (non-compliance). Imaginem o problemão: governança, legislação, fraudes, transparência, SOX etc. Para coisas muito simples e que não são estruturais, pelo amor de Deus, continue usando o e-mail pois burocratizar desmotiva as pessoas e impacta na produtividade da empresa, mas se você está usando o e-mail para processos corporativos mais sérios, procure urgentemente uma ferramenta de automação de processos (grandes empresas como #Embraer, #Fibria, #Rede, #Raizen, #Santher #Cosan, #Comgás etc usam um sistema chamado CAP para essa finalidade, mas existem outros.).
4. Corte agora mesmo o alerta de nova mensagem em seu celular: Você não precisa saber todas as vezes que um novo e-mail cai em sua Inbox. Isso provavelmente está causando mais ansiedade do que você pensa. Adicionalmente, desligue o “som” de nova mensagem! Aquilo é desconcertante, irritante e aterrorizante para quem está perto de você e não é viciado em e-mails (aqui entra outro assunto preocupante, mas vamos deixar para outro momento WhatsApp, SMS, Lync e Chats em geral).
5. Delegue mais e confie em seu time: Muitas vezes a pessoa não é viciada em e-mails, mas é uma centralizadora inveterada e não abre mão de estar em cópia em todos os e-mails. Garanto que vocês não precisam saber de tudo nos mínimos detalhes. Para os especialistas, aprender a delegar é um passo indispensável para o profissional ter tempo para priorizar ações estratégicas na empresa e, ainda, é a melhor forma de desenvolver cada membro da equipe.
Quem sabe se você estiver lendo menos e-mails de baixo valor agregado, você consegue produzir melhor e, no caso dos gestores, abrir espaço para ociosidade tática em sua rotina.
