Mapas Mentais e Gerenciamento de Projetos, tudo a ver
Mapa mental é uma ferramenta de organização de informações extremamente versátil e pode ser utilizada de forma irrestrita em qualquer área do conhecimento humano.
Antes de explorarmos possíveis aplicações dessa ferramenta no cotidiano do gerente de projetos, vamos voltar um pouco no tempo para entender como tudo isso começou.
Em 1974, Tony Buzan, psicólogo britânico e autor de mais de 100 livros sobre memorização e leitura dinâmica, apresentou uma técnica denominada “mapa mental” ou “mapa da mente” que tinha como principal objetivo auxiliar na estruturação e armazenamento de informações.
Hoje, essa técnica já é utilizada por mais de 250 milhões de pessoas e seu criador é reconhecido como uma das maiores autoridades em “process thinking”, criatividade, inovação, princípios de aprendizagem, produtividade e eficiência.
Buzan já atuou como consultor em grandes empresas como Microsoft, IBM, Walt Disney, Encyclopaedia Britannica, Barclays International, McLaren Technology, British Telecom, the Royal Mail, Goldman Sachs, Oracle, BBC, British Petroleum, etc.
Afinal, em que consiste um mapa mental?
Pesquisas científicas já comprovaram que nosso cérebro registra informações de forma mais eficiente através de associações, símbolos e, principalmente, imagens.
Você já ouviu dizer que “uma imagem vale mais que 1.000 palavras”? Pois bem, veja como poderíamos utilizar um mapa mental para apresentar a biografia do próprio Tony Buzan (criador e criatura).
Note que o conceito é bastante simples. O diagrama ou rede de associações conhecido como mapa mental nada mais é que uma ferramenta de anotações bidimensional constituída basicamente por palavras-chave e imagens.
Esses elementos “mapeiam” de forma resumida e concisa uma determinada ideia. A partir deles, outras associações podem ser feitas de forma sucessiva através de novas imagens, cores e símbolos. É exatamente assim que potencializamos o uso do nosso cérebro.
É assim que ele funciona e assim que deveríamos treiná-lo para dele extrair muito mais.
“Você sabia que você usa menos que 1% do teu cérebro? A boa notícia é que o mapa mental pode ajudá-lo a acessar os outros 99%!? Tony Buzan
Quando e como começar?
Agora! Vamos fazer juntos. Que tal planejarmos uma viagem internacional?
- Pegue uma folha de papel e, bem no centro, faça um desenho que represente a ideia principal do tema que queremos explorar, uma viagem internacional espetacular. Por exemplo:
- A partir dessa imagem, vamos criar associações (ramificações) que representem com clareza as necessidades (requisitos) da nossa viagem. Utilize cores, imagens e palavras-chave diferentes para cada associação. Por exemplo:
- Vôos (Flights)
- Excursões (Excursions)
- Checklist
- Locação de carro (car-hire)
- Acomodações
- A partir dessas palavras-chaves secundárias, procure expandir as ideias nelas representadas. Por exemplo, no item “Voos (Flights)” poderíamos pensar em coisas como: quais tipos de vôos serão necessários? Voo internacional somente? Você viajará dentro do país visitado? Como pretende viajar: ônibus, trem ou avião? De onde eles partirão? Quando? Quais serão as empresas contratadas? Quanto irá custar?
E por aí vai… Faça isso para todos os demais itens. Ao final, você deverá ter algo parecido com isso.
- Pratique exaustivamente! Após algum tempo isso se tornará natural para você. Ao registrar cada associação com imagens, formas, palavras-chave, etc. você estará expandindo a sua capacidade de estruturar informações.
Onde podem ser utilizados?
Como já havia mencionado anteriormente, as possibilidades são infinitas. Mapas mentais podem ser utilizados no trabalho, estudos e na vida pessoal.
E quanto às tarefas do gerente de projetos?
Podem ser aplicados desde tarefas simples como planejamento de atividades diárias (To-Do) e reuniões até apresentações, vendas, seminários, análise e solução de problemas, planos de ação, planos de projetos, estrutura analítica de projetos/WBS, brainstorm, etc.
O Mapa mental também é uma excelente ferramenta de comunicação e, como tal, deve fazer parte do arsenal de um gerente de projetos. Afinal, gastamos aproximadamente 90% do nosso tempo em atividades dessa natureza.
Quais os benefícios da utilização de mapas mentais?
São muitos, dentre eles:
- Proporcionar uma visão geral (holística) do tema apresentado (ex. escopo de um projeto, plano do projeto);
- Facilitar o entendimento e o relacionamento entre as partes e o todo;
- Promover a participação na análise e solução de problemas (ex. sessões de brainstorm)
- Promover a assertividade (clareza e objetividade – direto ao ponto!).
- Melhorar a comunicação.
Vale a pena?
Definitivamente. Cada minuto investido na aprendizagem dessa técnica será valioso e o retorno é certo (+ performance).
Para escrever esse artigo, sabe por onde comecei? Mind Mapping!
Referências:
- Tony Buzan – Inventor of Mind Mapping http://www.tonybuzan.com/about/
- Mapa Mental https://pt.wikipedia.org/wiki/Mapa_mental
- (2013) Buzan, Tony. Mind map handbook: The ultimate thinking tool.
- (2010) Buzan, Tony. The mind map book: Unlock your creativity, boost your memory, change your life.
