Conduzir uma equipe com o objetivo de torná-la mais eficiente e auxiliar na resolução de problemas, já não é uma tarefa fácil quando feita presencialmente. Agora, em tempos de home office, a facilitação ganhou alguns novos obstáculos. Neste artigo você descobrirá como realizar o processo com as ferramentas e técnicas certas.

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Nas últimas décadas o mundo tem evoluído muito, principalmente quando falamos de tecnologia. Nossas ferramentas de trabalho, como computadores, notebooks, tablets e celulares tiveram um enorme crescimento em relação a performance, capacidade e usabilidade comparado com o que existia anteriormente.

Mas como falar de evolução tecnológica no mundo da cultura Ágil e dos Facilitadores que têm muitas de suas técnicas aplicadas com flip charts, post-its, cartas, folhas, canetas coloridas e tantos outros materiais físicos?

Será que estávamos prontos para aplicarmos essas técnicas remotamente, garantindo a interação entre os indivíduos do time a fim de ajudar a criar ou melhorar algo?

Antes de respondermos essas perguntas, vamos esclarecer algumas coisas:

• Facilitação
  É um meio de a partir de técnicas e ferramentas, engajar um grupo e ajudá-lo a descobrir e atingir os seus objetivos. O processo da facilitação deve ser devidamente entendido, desenhado, planejado, sustentado e documentado.
• Papel do facilitador
  O papel do facilitador é ajudar um grupo de pessoas/ time na compreensão dos objetivos comuns, guiando-os no processo de planejamento. Ao realizar esse papel, o facilitador deve permanecer neutro, ou seja, ele não deve tomar nenhuma posição na discussão.
• Perfil do facilitador
  Além de ter conhecimentos técnicas, o facilitador deve ser capaz de tornar simples, dinamizar e engajar as pessoas. É preciso gostar de servir e de ajudar, fazendo todo o possível para que o time alcance o resultado.

Ferramentas para Facilitação

Um dos maiores desafios do trabalho remoto é entender qual ferramenta deve ser utilizada para extrair o melhor resultado das interações, uma vez que 55% da nossa comunicação verbal é feita pelos gestos.

Com a finalidade de facilitar a comunicação, podemos citar o Slack, o Microsoft Teams, Google Meet ou o Zoom. Essas ferramentas são ótimas para gerar engajamento, aplicar dinâmicas e garantir a interação.

Já como ferramentas de iteração e colaboração, podemos citar o Miro, o Mural, Office 365 ou o G Suite, entre outras.

Técnicas para facilitação

Tanto quanto boas ferramentas de interação e iteração são necessárias, conhecer as melhores técnicas para gerar o comportamento esperado também é primordial. Veja algumas delas:

TÉCNICAS	APLICAÇÃO EM GRUPO
Debate	Gerar uma ampla gama de ideias novas e criativas.
Consenso	Tomar uma decisão em grupo de forma altamente participativa e igualitária.
Discussão	Trocar comentários entre os membros do grupo para explorar ou esclarecer um tópico.
Intervenção do Facilitador	Técnica utilizada pelo facilitador para fortalecer uma prática construtiva ou descontinuar uma prática destrutiva.
Regras Básicas	Orientar e direcionar os membros do grupo para os comportamentos desejados nos encontros.
Agendas de Reunião	Garantir que as reuniões sejam altamente focadas e orientadas para resultados em torno certos tópicos, sua ordem e seu tempo
Gestão de Reuniões	Garantir que todos os processos de participação em grupo sejam altamente eficazes e eficiente em uma reunião.
Técnica de grupo nominal	Coletar, organizar e resumir uma ampla gama de ideias entre membros do grupo para gerar conclusões.
Enfileiramento	Listar tópicos ou perguntas a serem abordadas posteriormente pelo grupo.
História	Descrição de experiências destinadas a transmitir aprendizados importantes.
Votação	Seleção a partir de várias alternativas.

Dicas

Assim como é essencial conhecer as ferramentas certas e as melhores técnicas para facilitação, alguns outros pontos podem te ajudar com essa tarefa. Olha só:

Administração do Tempo

Um dos maiores desafios enquanto facilitador é administrar o tempo. Para facilitar essa tarefa podemos elencar alguns itens a ser executado

• Determine a finalidade da reunião.
• Envie um convite detalhado e cuidadoso com as regras da reunião e, caso necessário, com os materiais necessários ou prévia preparação.
• Programe e administre o tempo do debate.
• Evite perder o foco durante as discussões.
• Acompanhe os temas abordados com a ajuda de anotações abertas.
• Faça, se possível, pausas planejadas.
• Prepare-se para colaborar com a reunião.

Obviamente que a cada interação que fazemos, aprendemos e melhoramos nossas técnicas. Além do mais, quanto mais o facilitador estiver conectado ao grupo, melhor será o resultado.

Faça e fortaleça acordos

Um dos itens mais importantes que podemos ter dentro do processo de facilitação são os acordos.

Quer seja para a segurança do facilitador, quer seja para o entendimento do participantes, os acordos auxiliam na organização dos encontros.

Funcionalidades como erguer a mão, votar ou até sinalizar reações irão facilitar a condução, assim como evitarão que as pessoas falem ao mesmo tempo.

Mas lembre-se: os acordos que serão feitos já devem estar planejados e devem ser expostos no começo da reunião. Além disso, também vale lembrar que o facilitador está ali para ajudar o grupo nas tomadas de decisões.

Colha feedbacks

A fim de entender e aprimorar o papel de facilitador, é fundamental realizar uma pesquisa ou solicitar feedback do time. Você pode usar uma ferramenta on-line de feedback como o Happy Meter ou até montar um formulário no Microsoft Forms.

“O feedback não se trata de instruir ou repreender: trata-se de dar a alguém as informações e ferramentas de que precisa para desenvolver seus pontos fortes e superar seus obstáculos.”

Jenny Powedils, cofundadora da leapsome

Quando entregue de forma adequada e com cuidado, o feedback é realmente um presente. 

Por fim, entendemos que o facilitador é a pessoa que irá ajudar a todos na condução da reunião. Quanto mais próximo do time estiver, quanto mais tranquilidade passar e quanto mais empatia tiver, melhor será seu desempenho e o resultado final.

A Facilitação de uma reunião é técnica e, assim como tal, precisa ser trabalhada, evoluída e medida. Quanto mais se exercitar, melhor ela será, por isso a importância de estar sempre atento as ferramentas e dinâmicas.

“Ajudar o próximo é um ato de grandeza, mas por outro lado tente se ajudar primeiro…”

Marco antônio